Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 1 november 2026

1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in dit privacybeleid worden beschreven is:

Burgzorg Service, handelend onder de naam Shailodesigns
Hertogs Wetering 7
1509 KJ Zaandam
Nederland

KvK-nummer: 60734523
E-mailadres: info@shailodesigns.nl
Website: https://shailodesigns.nl

Shailodesigns heeft geen afzonderlijke functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Voor privacyvragen kunt u contact opnemen via het bovenstaande e-mailadres.

2. Wanneer is dit privacybeleid van toepassing?

Dit privacybeleid is van toepassing wanneer u:

• onze website bezoekt;

• een bestelling plaatst;

• een klantenaccount gebruikt;

• een product personaliseert;

• een ontwerp, foto, logo, tekst of ander bestand uploadt;

• contact met ons opneemt;

• een retour-, annulerings- of garantieverzoek indient;

• zich inschrijft voor nieuwsbrieven of andere commerciële berichten;

• gebruikmaakt van Shop, Shop Pay of andere gekoppelde Shopify-diensten;

• op een andere manier gebruikmaakt van onze producten of diensten.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw gebruik van onze webshop kunnen wij de volgende gegevens verwerken.

Contact- en identificatiegegevens

• voor- en achternaam;

• bedrijfsnaam, indien van toepassing;

• factuur- en bezorgadres;

• e-mailadres;

• telefoonnummer.

Bestel- en transactiegegevens

• bestelnummer;

• bestelde producten en productopties;

• maten, kleuren, aantallen en personalisatiekeuzes;

• betaalstatus en gebruikte betaalmethode;

• verzend- en Track & Trace-gegevens;

• retourzendingen, annuleringen, terugbetalingen en klachten;

• factuur- en belastinggegevens.

Wij ontvangen normaal gesproken niet uw volledige betaalkaartgegevens. Deze worden verwerkt door de gekozen betalingsdienstverlener.

Gegevens voor gepersonaliseerde producten

• geüploade ontwerpen, foto’s, logo’s en afbeeldingen;

• namen en teksten die in een ontwerp worden verwerkt;

• afmetingen, kleuren en positionering;

• digitale voorbeeldweergaven;

• productie- en printbestanden;

• opmerkingen en productie-instructies.

Technische en gebruiksgegevens

• IP-adres;

• browser- en apparaatgegevens;

• besturingssysteem;

• taal- en tijdzone-instellingen;

• cookie- en privacyvoorkeuren;

• bezochte pagina’s en bekeken producten;

• winkelwagen- en checkoutgegevens;

• datum en tijd van websitebezoeken;

• gegevens voor beveiliging en fraudepreventie;

• interacties met onze webshop, Shopify, Shop en gekoppelde diensten.

Communicatie- en marketinggegevens

• e-mails, contactformulieren en klantenserviceberichten;

• klachten en retourvragen;

• meegestuurde foto’s;

• nieuwsbriefinschrijvingen en toestemmingsregistraties;

• afmeldingen en marketingvoorkeuren;

• gegevens over aflevering, opening en gebruik van marketingberichten;

• reviewuitnodigingen en bijbehorende bestelreferenties.

Wij ontvangen de meeste gegevens rechtstreeks van u. Sommige technische, betaal-, bezorg-, marketing- en fraudepreventiegegevens ontvangen wij via Shopify, apps, betalingsdienstverleners en vervoerders.

4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Uitvoering van de overeenkomst

Wij verwerken gegevens om:

• bestellingen te ontvangen en verwerken;

• gepersonaliseerde producten te ontwerpen en produceren;

• bestanden om te zetten naar productie- of printbestanden;

• betalingen te verwerken;

• bestellingen te verpakken en bezorgen;

• Track & Trace-informatie te verstrekken;

• retourzendingen, annuleringen en terugbetalingen af te handelen;

• klantenservice en wettelijke garantie te verlenen.

De grondslag hiervoor is het uitvoeren van de overeenkomst of het nemen van stappen voorafgaand aan een overeenkomst.

Wettelijke verplichtingen

Wij bewaren bepaalde factuur-, betaal- en bestelgegevens om te voldoen aan belasting-, boekhoud- en andere wettelijke verplichtingen.

Gerechtvaardigde belangen

Voor zover toestemming niet wettelijk verplicht is, kunnen wij gegevens verwerken voor onze gerechtvaardigde belangen, waaronder:

• beveiliging van onze webshop;

• voorkomen van fraude en misbruik;

• oplossen van technische problemen;

• verbeteren van producten en dienstverlening;

• behandelen van klachten;

• vaststellen, uitoefenen of verdedigen van juridische aanspraken;

• meten van klanttevredenheid;

• versturen van neutrale reviewuitnodigingen;

• bijhouden van beperkte bedrijfs- en gebruiksstatistieken.

Wij wegen deze belangen af tegen uw privacybelangen en rechten.

Toestemming

Wij vragen toestemming wanneer dit wettelijk vereist is, bijvoorbeeld voor:

• niet-noodzakelijke cookies en vergelijkbare technieken;

• bepaalde analytische, personalisatie- en advertentiedoeleinden;

• nieuwsbrieven aan personen die nog geen klant zijn;

• het openbaar tonen van een ontwerp, foto of eindproduct als voorbeeld van ons werk.

U kunt toestemming op ieder moment intrekken. Dit verandert niets aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

5. Geüploade ontwerpen en bestanden

Voor productpersonalisatie gebruiken wij DORO Custom Product Designer van SetuBridge.

Via deze toepassing kunt u afbeeldingen, foto’s, logo’s, teksten en andere bestanden uploaden. Deze bestanden kunnen persoonsgegevens bevatten.

Wij gebruiken deze bestanden voor:

• het samenstellen en controleren van uw ontwerp;

• het beoordelen van de technische bruikbaarheid;

• het produceren van uw bestelling;

• het maken van een digitale voorbeeldweergave;

• het behandelen van klachten of een nabestelling.

Upload geen gegevens die niet noodzakelijk zijn voor het product, zoals identiteitsdocumenten, burgerservicenummers, medische gegevens, betaalgegevens of andere vertrouwelijke informatie.

Wanneer u persoonsgegevens van iemand anders gebruikt, zoals een naam of portretfoto, bent u ervoor verantwoordelijk dat u deze gegevens rechtmatig mag aanleveren en gebruiken.

Wij publiceren uw ontwerp, foto of eindproduct niet op onze website, sociale media of in reclame zonder afzonderlijke toestemming.

Meer informatie over SetuBridge staat op:
https://www.setubridge.com/privacy-policy/

6. Shopify, Shop en Shopify Network Intelligence

Onze webshop wordt gehost en technisch verwerkt via Shopify.

Shopify verwerkt onder andere website-, apparaat-, klant-, bestel- en transactiegegevens om de webshop, checkout, betalingen, beveiliging en andere Shopify-diensten mogelijk te maken.

Shopify Network Intelligence

Shopify Network Intelligence is voor onze webshop ingeschakeld. Hierdoor kan Shopify gegevens over interacties met onze winkel combineren met gegevens uit andere Shopify-diensten en andere webshops om uitgebreide diensten te leveren.

Deze diensten kunnen worden gebruikt voor:

• beveiliging en fraudepreventie;

• verbetering van Shopify- en winkeldiensten;

• personalisatie van de winkelervaring;

• analyse van winkel- en advertentieprestaties;

• het tonen van relevantere inhoud en advertenties;

• inzicht in de manier waarop klanten met onze webshop en advertenties omgaan.

Voor klanten in de Europese Economische Ruimte gebruikt Shopify gegevens voor niet-noodzakelijke personalisatie en advertenties alleen overeenkomstig de toepasselijke toestemmings- en privacykeuzes.

Shop en Shop-reminders

Shop-gebruikers die daarvoor in aanmerking komen, kunnen van Shopify e-mail- of pushmeldingen ontvangen over onder andere:

• een achtergelaten winkelwagen;

• eerder bekeken producten;

• prijsdalingen;

• producten die weer op voorraad zijn.

Deze herinneringen kunnen gebaseerd zijn op activiteiten in onze webshop of in de Shop-app. Shopify beheert deze berichten en de bijbehorende privacy- en meldingsinstellingen.

Meer informatie:

• Shopify Consumer Privacy Policy

• Shopify-privacyportaal

U kunt uw cookievoorkeuren via onze cookiebanner aanpassen. Shop-gebruikers kunnen bepaalde voorkeuren ook in hun Shop-account beheren.

7. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet.

Wij delen gegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat of wanneer wij dit wettelijk moeten doen.

Shopify

Shopify verwerkt gegevens voor hosting, checkout, betalingen, beveiliging, Shop, Shop Pay, Shopify Messaging en andere ingeschakelde Shopify-diensten.

SetuBridge

SetuBridge verwerkt ontwerp- en gebruiksgegevens voor DORO Custom Product Designer. SetuBridge is gevestigd in India en kan daar gegevens verwerken.

Klaviyo

Wij gebruiken Klaviyo voor nieuwsbriefinschrijvingen, dubbele opt-in, e-mailmarketing en het beheren van marketingvoorkeuren.

Klaviyo kan onder andere de volgende gegevens verwerken:

• naam;

• e-mailadres;

• nieuwsbriefstatus;

• toestemming en afmelding;

• verzend-, aflever- en interactiegegevens van e-mails;

• bestel- en klantgegevens wanneer deze met Klaviyo worden gesynchroniseerd.

Meer informatie:
https://www.klaviyo.com/legal/privacy

Betalingsdienstverleners

Betalingen worden verwerkt door Shopify Payments en/of de betalingsdienstverlener die u bij het afrekenen kiest. Deze partijen kunnen betaal-, identificatie-, apparaat- en fraudepreventiegegevens verwerken.

PostNL en andere vervoerders

Voor het bezorgen of retourneren van bestellingen kunnen wij uw naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, verzendgegevens en bestelreferentie delen met PostNL of een andere gebruikte vervoerder.

Trustpilot

Wanneer wij automatische reviewuitnodigingen gebruiken, kunnen wij uw naam, e-mailadres en bestelnummer met Trustpilot delen.

Voor de uitnodigingsdienst treedt Trustpilot op als verwerker. Wanneer u zelf een openbare beoordeling plaatst of een Trustpilot-account gebruikt, verwerkt Trustpilot die gegevens voor eigen doeleinden volgens het eigen privacybeleid.

Meer informatie:
https://legal.trustpilot.com/for-reviewers/end-user-privacy-terms

Overige dienstverleners

Wij kunnen gegevens delen met dienstverleners voor:

• e-mail en klantenservice;

• administratie en boekhouding;

• hosting en technische ondersteuning;

• beveiliging en fraudepreventie;

• vertaling en lokalisatie;

• juridisch of financieel advies.

Overheidsinstanties

Wij kunnen persoonsgegevens delen met de Belastingdienst, politie, toezichthouders, rechtbanken of andere bevoegde instanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige dienstverleners kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. Dit geldt onder andere voor bepaalde Shopify-groepsmaatschappijen, Klaviyo en SetuBridge in India.

Een doorgifte vindt alleen plaats wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag en, waar vereist, een passend doorgiftemechanisme bestaat. Dit kan bijvoorbeeld zijn:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;

• het EU–VS Data Privacy Framework;

• standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie;

• bindende bedrijfsvoorschriften;

• een andere wettelijk toegestane waarborg.

U kunt via info@shailodesigns.nl meer informatie vragen over de waarborgen die op een specifieke doorgifte van toepassing zijn.

9. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een juridisch geschil langere bewaring noodzakelijk maakt.

Wij hanteren in beginsel de volgende termijnen:

• facturen en fiscale administratie: 7 jaar;

• bestelgegevens die onderdeel zijn van onze wettelijke administratie: 7 jaar;

• productie- en ontwerpbestanden: maximaal 12 maanden na voltooiing van de bestelling, tenzij langere bewaring nodig is voor een klacht, nabestelling of juridisch geschil;

• klantenservice-, klacht- en retourcorrespondentie: maximaal 2 jaar na afronding, tenzij langere bewaring noodzakelijk is;

• klantenaccount: zolang het account actief is of totdat u om verwijdering vraagt, behalve gegevens die wij wettelijk moeten bewaren;

• nieuwsbriefgegevens: totdat u zich uitschrijft;

• toestemmings-, afmeld- en verzendregistraties: zolang dit nodig is om aan te tonen dat marketingberichten rechtmatig zijn verstuurd;

• cookievoorkeuren en technische beveiligingsgegevens: zolang dit noodzakelijk is om voorkeuren, beveiliging, fraudepreventie of incidenten te beheren.

Dienstverleners kunnen gegevens volgens hun eigen wettelijke verplichtingen en bewaartermijnen bewaren.

Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, worden deze verwijderd, geanonimiseerd of ontoegankelijk gemaakt.

10. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze webshop gebruikt cookies en vergelijkbare technieken.

Noodzakelijke cookies

Noodzakelijke cookies worden gebruikt voor onder andere:

• de winkelwagen;

• checkout en betalingen;

• beveiliging;

• taal- en privacyvoorkeuren;

• klantenaccounts.

Voor strikt noodzakelijke cookies is geen toestemming vereist.

Niet-noodzakelijke cookies

Voor niet-noodzakelijke analytische, personalisatie- en marketingcookies vragen wij toestemming wanneer dit wettelijk verplicht is.

Deze technieken kunnen worden gebruikt voor:

• websiteanalyse;

• prestatiemeting;

• aanvullende voorkeuren;

• gepersonaliseerde inhoud;

• marketing en advertenties;

• externe onderdelen, zoals een Trustpilot-widget;

• Shopify Network Intelligence en uitgebreide Shopify-diensten.

U kunt uw keuze weigeren of later wijzigen via de link Cookievoorkeuren in de voettekst van onze website.

Het weigeren van niet-noodzakelijke cookies verhindert niet dat u een gewone bestelling kunt plaatsen.

11. Nieuwsbrieven, marketing en reviewuitnodigingen

Wij sturen elektronische marketingberichten wanneer:

• u daarvoor vooraf toestemming heeft gegeven; of

• u al klant bent en het bericht betrekking heeft op eigen, soortgelijke producten of diensten, voor zover dit wettelijk is toegestaan.

Bij het verzamelen van uw e-mailadres krijgt u informatie over het doel van de inschrijving. Nieuwsbriefinschrijvingen kunnen via een dubbele bevestiging worden gecontroleerd.

U kunt zich altijd gratis uitschrijven via de afmeldlink in het bericht of door contact op te nemen via info@shailodesigns.nl.

Wanneer u bezwaar maakt tegen direct marketing, stoppen wij met het sturen daarvan.

Serviceberichten over een bestelling, betaling, levering, retourzending, garantie of account zijn geen marketingberichten en kunnen noodzakelijk blijven voor de uitvoering van de overeenkomst.

Na een bestelling kunnen wij, voor zover wettelijk toegestaan, een neutrale uitnodiging sturen om onze dienstverlening te beoordelen. U kunt bezwaar maken tegen toekomstige reviewuitnodigingen.

12. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, wijziging en openbaarmaking.

Wij gebruiken onder andere:

• beveiligde Shopify-verbindingen;

• toegangsbeveiliging en accountcontrole;

• beperkte toegang tot klant- en ontwerpgegevens;

• beveiligings- en fraudepreventiemaatregelen;

• controle van gebruikte apps en toegangsrechten;

• dienstverleners die passende beveiligingsmaatregelen toepassen.

Geen enkel digitaal systeem is volledig zonder risico. Bij een beveiligingsincident handelen wij volgens de geldende meld- en informatieverplichtingen.

13. Uw privacyrechten

Afhankelijk van de situatie heeft u het recht om:

• uw persoonsgegevens in te zien;

• onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren;

• uw persoonsgegevens te laten verwijderen;

• de verwerking te laten beperken;

• bezwaar te maken tegen een verwerking;

• bezwaar te maken tegen direct marketing;

• uw gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen;

• uw toestemming in te trekken;

• informatie te vragen over internationale doorgiften;

• een klacht in te dienen bij een toezichthouder.

U kunt een verzoek indienen via info@shailodesigns.nl.

Vermeld voldoende informatie om duidelijk te maken op welke gegevens het verzoek betrekking heeft. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren. Stuur niet uit eigen beweging een kopie van uw volledige identiteitsbewijs.

Wij beantwoorden een verzoek in beginsel binnen één maand. Bij een ingewikkeld verzoek of meerdere verzoeken kan deze termijn volgens de AVG worden verlengd. U wordt hierover binnen de eerste maand geïnformeerd.

Sommige gegevens kunnen niet onmiddellijk worden verwijderd wanneer wij deze nog nodig hebben voor onze wettelijke administratie, fraudepreventie, een juridisch geschil of een andere geldige wettelijke grondslag.

14. Geautomatiseerde besluitvorming

Shailodesigns neemt zelf geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die voor u rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen hebben.

Shopify, betalingsdienstverleners en fraudepreventiediensten kunnen geautomatiseerde controles uitvoeren om betalingen, beveiligingsrisico’s en mogelijke fraude te beoordelen. Afhankelijk van de betreffende verwerking kunnen deze partijen daarvoor zelfstandig verantwoordelijk zijn.

15. Kinderen

Onze webshop is niet specifiek gericht op kinderen jonger dan 16 jaar.

Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen wanneer daarvoor toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger vereist is en deze toestemming ontbreekt.

Denkt u dat een kind zonder geldige toestemming persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt? Neem dan contact op via info@shailodesigns.nl.

16. Klachten

Heeft u een klacht over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken? Neem dan contact op via info@shailodesigns.nl, zodat wij de klacht kunnen onderzoeken.

U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:

https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/een-tip-of-klacht-indienen-bij-de-ap

17. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze webshop, apps, bedrijfsvoering, wettelijke verplichtingen of gegevensverwerkingen veranderen.

De nieuwste versie wordt gepubliceerd op shailodesigns.nl. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij betrokkenen wanneer dit wettelijk noodzakelijk is.